Inwestycje informatyczne: jak dobrze wybrać i wdrożyć oprogramowanie?
POTĘGA ZINTEGROWANYCH ROZWIĄZAŃ
Informatyzacja placówek służby zdrowia to temat aktualny, żywy i zarazem wzbudzający wiele burzliwych dyskusji. Przedsięwzięcia informatyczne są obecnie jednym z podstawowych kroków w kierunku optymalizacji procesów wewnątrzorganizacyjnych szpitala a zarazem metodą na minimalizację kosztów leczenia pacjenta przy zachowaniu najwyższej jakości hospitalizacji. Spoglądając na efekty komputeryzacji polskich placówek służby zdrowia można stwierdzić, że wybrane przypadki potwierdzają powyższą tezę. Należy jednak zwrócić uwagę na kilka istotnych warunków, które determinują sukces na tym polu. Co zrobić, aby marzenia menedżerów szpitali o pozytywnych efektach informatyzacji nie pokryły się kurzem równie szybko jak zakupione komputery?
Niedofinansowanie placówek szpitalnych oraz dalekie od postulowanych warunki kontraktów na świadczenie usług zdrowotnych zmusiły w ostatnim czasie osoby zarządzające szpitalami do wcielenia się w rolę profesjonalnych menedżerów. Menedżer w tym znaczeniu posiada szerokie kompetencje w zakresie zarządzania placówką oraz – co z tego wynika – poszukiwania złotego środka na generowanie oszczędności wewnątrz placówki. W sytuacji ograniczonych środków zewnętrznych coraz większe nadzieje wiąże się właśnie z systemami informatycznymi. Pozytywna atmosfera wokół komputeryzacji wynika z jednej strony z doświadczeń krajów wysokorozwiniętych, z drugiej – z rosnącego znaczenia nowych technologii. Dobre rozwiązania informatyczne, poparte znaczącymi sukcesami na rynku polskim, najwyższej jakości technologią oraz unikalnym podejściem do zagadnień komputeryzacji, wdraża od 20 lat firma KAMSOFT. Na podstawie oferty KAMSOFT przedstawiamy najważniejsze informacje, które z pewnością będą pomocne w wyborze odpowiedniego systemu.
Informatyzacja to nie tylko system
Rozpatrując na poziomie elementarnym sukces informatyzacji szpitala szybko dojdziemy do wniosku, że u jego podstaw leży kilka warunków koniecznych. Pierwszym i podstawowym jest dobrze opracowane oprogramowanie; uwzględniające charakter struktury organizacyjnej oraz plany rozwoju placówki, elastyczne, skalowalne do potrzeb użytkowników, oferujące szeroką funkcjonalność oraz obsługę wszystkich sfer funkcjonowania organizacji. I tak przykładowo elastyczność i dynamika zmian oprogramowania determinuje jego dalszą użyteczność. Otoczenie placówki medycznej ulega ciągłej ewolucji: zmieniają się przepisy prawne, wymagania Narodowego Funduszu Zdrowia, Ministerstwa Zdrowia, czy po prostu indywidualne oczekiwania szpitala. Bez ich uwzględnienia, zakupione narzędzie szybko stanie się bezużyteczne. Drugim warunkiem powodzenia procesu informatyzacji jest bez wątpienia proces wdrożenia. Pod tym pojęciem należy rozumieć wiązkę usług, począwszy od momentu pierwszych konsultacji pomiędzy zamawiającym a dostawcą po podpisaniu umowy, a skończywszy na uruchomieniu wszystkich wymaganych funkcji systemu informatycznego. Tutaj kumuluje się umiejętność firmy w adaptacji systemu do charakteru pracy placówki oraz przygotowaniu użytkowników do jego poprawnej eksploatacji. System informatyczny jest produktem i zarazem usługą w jednym. Firma informatyczna dostarcza nie tylko oprogramowanie, ale przekazuje tym samym całe know-how w zakresie jego efektywnego wykorzystania i możliwych rozwiązań o charakterze racjonalizatorskim.
W firmie KAMSOFT etap ten traktowany jest strategicznie i obejmuje takie elementarne fazy jak:
Analiza przedwdrożeniowa, której celem jest zebranie szczegółowych informacji na temat placówki oraz dotychczasowych procedur pracy, a następnie przygotowanie spójnej koncepcji informatyzacji. Dokument określa wszystkie zmienne wdrożenia, indywidualne rozwiązania zaprojektowane dla szpitala, dokładny harmonogram planowanych prac, propozycje w zakresie konfiguracji oprogramowania, itd. Profesjonalnie przygotowany projekt otwiera drzwi do prawidłowo przeprowadzonego procesu informatyzacji. Klient otrzymuje konkretny zarys strategii działania firmy oraz docelowy obraz informatyzacji, zadania są szczegółowo zaplanowane a przez to nie będą kolidować z pracą personelu szpitala (dzięki czemu można uniknąć zakłóceń organizacyjnych), na podstawie określonych celów placówka może obserwować postęp prac oraz ich efekty. Tak więc analiza przedwdrożeniowa ma odpowiedzieć na pytanie: jakie cele Klient zamierza zrealizować dzięki informatyzacji; z pomocą jakich środków, w jaki sposób, oraz kiedy przekuć cele w konkretne rozwiązania?
Prace techniczne – tutaj zalicza się tzw. twarde elementy procesu wdrożeniowego: wykonanie sieci informatycznej, dostawa oraz konfiguracja sprzętu komputerowego oraz urządzeń peryferyjnych, instalacje oprogramowania, parametryzacja systemu, oraz inne czynności związane ze stworzeniem infrastruktury technicznej.
Transfer know-how – pod tym pojęciem kryje się przekazanie użytkownikowi wiedzy na temat obsługi oprogramowania (szkolenia) oraz szeroko pojęte doradztwo w zakresie wykorzystania wdrożonych zasobów informatycznych. Dostawca systemu podpowiada, jakie problemy organizacyjne jest w stanie system rozwiązać, które z procesów i w jaki sposób wspomagać, gdzie szukać oszczędności oraz jak skutecznie przetwarzać – do celów zarządzania – zgromadzone przez program zbiory danych. Wiedza ta jest wynikiem dokładnej analizy indywidualnego przypadku wdrożenia, przeprowadzonej przez specjalistów KAMSOFT – zespoły informatyków, konsultantów, specjalistów ds. sieci informatycznych oraz rozwiązań sprzętowych, doradców programowych. Skuteczne, tj. pełne przekazanie wiedzy końcowym użytkownikom determinuje jakość pracy z systemem. „Miarą użyteczności systemu informatycznego są umiejętności jego obsługi przez człowieka” – to dewiza firmy KAMSOFT. Aby ją urzeczywistnić opracowuje się indywidualne programy dydaktyczne oraz harmonogramy szkoleń, uwzględniające m.in. poziom umiejętności obsługi komputera, kompetencje, rodzaj wykonywanej pracy, itd.
Stała opieka serwisowa oraz konserwacja systemu – informatyzacja to proces długofalowy, a kiedy założymy, że jej celem jest również ciągłe udoskonalanie zaimplementowanych rozwiązań – procesem, który praktycznie nigdy się nie kończy. Szybko okaże się, że podczas korzystania z dostępnych zasobów na myśl przychodzą nowe, innowacyjne zastosowania programu, a potrzeby szpitala systematycznie rosną. Firma KAMSOFT zadba na czas o aktualizację systemu do zmieniających się warunków otoczenia zewnętrznego (jak na przykład wymagań NFZ w zakresie sprawozdawczości), jak również będzie na bieżąco unowocześniać system.
Komponowanie struktury informatyzacji
Jak wspomniano, jednym z podstawowych warunków zakończenia sukcesem inwestycji informatycznych jest wybór dobrego oprogramowania. System to nie tylko prosty zestaw funkcji użytkowych, ale również – a może i przede wszystkim – logiczne połączenia między nimi, sieci zależności informacyjnych, sposób rejestracji danych (czyli ergonomia pracy), metody dostępu do danych archiwalnych, logistyka obiegu danych, itd.
KAMSOFT oferuje swoim Klientom rozwiązania zintegrowane. Pod tym pojęciem kryje się zespół w pełni kompatybilnych systemów (z systemem nadrzędnym oraz podsystemami), gdzie każdy z podsystemów może tworzyć zarówno indywidualną aplikację jak i część większej spójnej struktury informatycznej. Innymi słowy – mamy do czynienia z rdzeniem oprogramowania, zbudowanym z zestawu typowych funkcji użytkowych i stanowiących podstawowy poziom informatyzacji; fundament pozwalający na „dobudowywanie” kolejnych funkcji (modułów). Takim rdzeniem w ofercie KAMSOFT kierowanej dla szpitali jest Zintegrowany System Informatyczny Zarządzania Szpitalem KS-MEDIS. System jest esencją nowoczesnej myśli technologicznej, innowacyjnego spojrzenia na strukturę organizacyjną polskich szpitali oraz wysokiej jakości narzędzi informatycznych. Co warte podkreślenia – jest oprogramowaniem polskim, a więc dostosowanym do realiów krajowego rynku usług zdrowotnych. Rdzeń systemu zintegrowanego to zestaw dowolnie komponowanych funkcji, dobieranych według własnych potrzeb użytkownika. Można do nich zaliczyć moduły tematycznie wspomagające obsługę takich dziedzin pracy szpitala jak: ruch chorych (izba przyjęć), oddziały, statystyka (umowy i rozliczenia z kontrahentami, np. NFZ oraz zestawienia wewnętrzne), zlecenia, dokumentacja medyczna, koszty leczenia pacjenta, planowanie wykorzystania zasobów oraz opcjonalnie – gospodarka żywieniowa oraz dietetyka. Pozostałe elementy układanki informatycznej prezentują się następująco:
Przychodnia przyszpitalna – zestaw funkcji związanych z rejestracją pacjentów w ambulatorium, ich obsługą w gabinetach lekarskich (generowanie dokumentacji medycznej), prowadzeniem statystyki oraz sprawozdawczości,
Zakażenia szpitalne – rejestracja i statystyka zakażeń, mikrobiologia szpitalna, dochodzenie mikrobiologiczne i epidemiologiczne. Moduł jest elementem Projektu Informatycznego Nadzoru nad Zakażeniami Szpitalnymi – pierwszego tak spójnego połączenia wiedzy epidemiologicznej z technologią informatyczną. Cel stawiany przed modułem jest prosty: wprowadzenie skutecznej profilaktyki zakażeń szpitalnych, a w wyniku tego – minimalizacja kosztów ich skutków. W zakresie wykorzystania modułu Zakażeń Szpitalnych użytkownik posiada dużą przestrzeń działania: indywidualna instalacja aplikacji na stanowisku zlokalizowanym w Komisji ds. Kontroli Zakażeń Szpitalnych lub połączenie z systemem wspomagania pracy laboratorium mikrobiologicznego, systemem apteki szpitalnej, częścią oprogramowania obsługującego ruch chorych pacjentów. Im szersza integracja tym większe potencjalne korzyści.
Diagnostyka laboratoryjna – zarządzanie badaniami oraz pracą zakładu diagnostyki laboratoryjnej. Pod tymi pojęciami kryje się wprowadzenie systemu organizacji logistyki obiegu zleceń w ramach placówki, kontrola jakości, obsługa pracowni specjalistycznych, integracja z urządzeniami laboratoryjnymi, współpraca z kontrahentami zewnętrznymi.
Diagnostyka medyczna – wspomaganie procesu zarządzania badaniami z zakresu diagnostyki obrazowej (USG, RTG, EKG, itd.).
Apteka – obsługa apteki szpitalnej w koherencji z apteczkami oddziałowymi.
Administracja – zestaw programów do wspomagania pracy służb administracyjnych szpitala w takich dziedzinach jak kalkulacja kosztów, finanse-księgowość, kadry-płace, środki trwałe, gospodarka magazynowa.
Pozostałe podsystemy – ich funkcjonalność zależy od specyficznych wymagań placówki (rozwiązania dedykowane).
Rys. 1. Integralność rozwiązań informatycznych KAMSOFT
Synergia wizji, ludzi i systemu
Rozwiązania oferowane przez KAMSOFT dają szpitalom bardzo duże możliwości w zakresie stopniowego rozwoju informatycznego placówki. Kompleksowe programowo podejście do zagadnienia, profesjonalnie zaprojektowana procedura wdrożeniowa oraz ciągły rozwój systemu – czy wystarczą do stworzenia uniwersalnej receptury na sukces informatyzacji szpitala? Ciągle brakuje jednego, istotnego składnika. Proces informatyzacji jest procesem ciągłym, a jego zasięg powinien docelowo wybiegać poza mury informatyzowanego szpitala, tzn. musi obejmować wszystkie placówki, z którymi jednostka jest lub będzie powiązana informacyjnie. Tego typu wirtualne powiązania umożliwią w przyszłości wprowadzenie pełnej elektronicznej komunikacji i wymiany danych pomiędzy jednostkami służby zdrowia, a dzięki temu – osiągnięcie efektu synergii całego systemu służby zdrowia w Polsce. Potencjalne korzyści w pełni uzasadniają wszystkie starania podejmowane w tym kierunku. Właśnie taką wizję promuje firma KAMSOFT w postaci Ogólnopolskiego Systemu Ochrony Zdrowia. Wszystkie systemy zostały zbudowane zgodnie z założeniami OSOZ, co gwarantuje ich kompatybilność i ciągły rozwój uwzględniający cele projektu. Dla szpitala jest to gwarancja ewolucji oprogramowania w kierunku coraz to większej integralności oraz funkcjonalności.
Rys. 2. Warunki sukcesu procesu informatyzacji
Nikt już dzisiaj nie podważa sensu informatyzacji jednostek służby zdrowia; pozostaje jedynie pytanie: jak informatyzować (tzn. jakiego dostawcę systemu i z jakich rozwiązań skorzystać) aby osiągnąć maksymalne korzyści z podjętej inwestycji? Propozycja firmy KAMSOFT spełnia wszystkie postulowane wymagania „dobrej praktyki informatyzacji”. Świeże oraz innowacyjne rozwiązania doświadczonej oraz stabilnej firmy w postaci systemu KS-MEDIS będą najlepszym orężem nowocześnie myślącego menedżera szpitala w walce z problemami organizacyjnymi oraz niezadowalającymi wynikami finansowymi.
Więcej informacji na temat Zintegrowanego Systemu Zarządzania Szpitalem KS-MEDIS można uzyskać kontaktując się z firmą KAMSOFT.
Tel. (32) 209 07 05 wewn. 11531; e-mail 1121@kamsoft.pl; www.kamsoft.pl